1) Introduction
These terms and conditions govern the contract between the individual(s) purchasing the travel event services (hereafter “the client(s)”) and Bird’s Nest safaris ltd (hereafter “the company”) to the exclusion of all other terms and conditions, save for those implied by law. No variation to these terms and conditions shall be valid unless given in writing and signed by the client and the company director.
2) Acceptance of booking
The person (‘head of group’) who signifies his/her acceptance of a booking does so on behalf of persons under his/her authority, which means that all group members are equally bound by these terms and conditions.
3) Subject of these terms
All offers, estimations or quotations provided by or bookings made with the company are subject to these terms.
4) Deposit
To secure a booking, a non-refundable deposit is required which shall be the sum of 20% of the land arrangement costs, plus the full amount for the gorilla permits (US$ 600 per permit), the chimpanzee permits (US$ 150), and all air tickets (if needed) for each person in the group.
5) Full payment
The full amount owed by the client to the company shall be payable not less than six weeks prior to the date of departure. If the full amount is not paid in due time, the company reserves the right to treat the booking as cancelled. The company will not be held responsible for price changes or over-bookings in the time between booking and receiving the deposit. Bookings made within six weeks of the departure date must be paid in full immediately. Payments can be made by bank transfer to the company bank account in Uganda. Transfer costs are to be paid by the client(s). Payments with credit or debit card are also possible.
6) Cancellation by Bird’s Nest safaris ltd
The company reserves the right to cancel the event or any part of it for any of the following reasons: – If the company or its supplier(s) regard adverse weather conditions or other safety concerns as unacceptable and which cannot reasonably be overcome. – If the company reasonably believes that you may cause harm or damage to its reputation or to the reputation of its suppliers or to property belonging to its suppliers. – If a company supplier or suppliers is/are unable to host the event for any reason. – If changes you wish to make to the booking mean it is uneconomical or impractical to hold the event. Should the company cancel an event, it shall be rescheduled for a mutually convenient date, or a refund shall be provided to the client. Save as above, the company shall be under no further liability to the client for cancellation of the event or any part of it. If, due to reasons beyond our control, an event is unable to take place due (but not limited) to the closure of premises, the ceasing of trading, or a change in supplier’s management, the company will provide the client with an alternative event and if this does not prove possible, shall refund the cost of the event.
7 a) Cancellation by client(s)
The cancellation of a booking by the client must be made in writing and signed from the group head. The amount of the cancellation fee is calculated according to the date on which the company receives written cancellation notice:
– Between 6 weeks and 28 days before the departure date, the cancellation fee is 30% of the land arrangement plus the full cost of gorilla permits, chimpanzee permits and flight portions.
– 27 to 14 days before the departure date, the cancellation fee is 75% of the total cost of the booking plus the full cost of gorilla permits, chimpanzee permits and flight portions.
– 13 to 7 days before the departure date, the cancellation fee is 90% of the total cost of the booking plus the costs of gorilla permits, chimpanzee permits and flight portions.
– Within 1 week of the departure date, the cancellation fee is 100%.
– Cancellation before the deposit has been made will not incur any fees.
Cancellation, medical and repatriation insurance is compulsory for all Bird’s Nest safaris ltd events, and it is the client’s responsibility to arrange such insurance through the client’s broker. It is strongly recommended that clients also take out insurance to cover emergency travel and accommodation, lost baggage and any other cover the clients deems fit. Other than compulsory insurance, the decision of which insurance cover he/she obtains is solely the responsibility of the client.
7 b) Cancellation of clients joining a group
If one or more clients of a larger private group cancel a trip, they will be charged their part of the shared costs for that group trip, so that the rest of the group will not face any price increase. This amount is in addition to the general cancellation fees (as listed in section 7a).
8) Alterations made by Client(s)
The company shall try to accommodate any reasonable changes the client wishes to make to the event. Alterations and amendment requests should be made with the company and not with end suppliers. And such requests should be made in writing to the company by the group head. These changes shall not be deemed accepted until confirmed in writing by the company. If the client wishes to increase or decrease the number of persons participating in the event, this may be done up to six weeks prior to the date upon which your event is due to start without additional charge. All amendments made after that date will incur an administration charge of US$ 50.00 per person. The company cannot guarantee that the change to the price will be pro-rate, but will instead depend upon the arrangements the company is able to make with its suppliers. Subject to the company’s written agreement, the client may transfer a booking to a person who satisfies all the conditions applicable to the event.
9) Alterations made by Bird’s Nest safaris ltd
When requested accommodation is fully booked or otherwise unavailable, the company reserves the right to change the accommodation to an accommodation of the same standard in the same area. This change must be communicated to the client.
10) Fare increases
Fare increases may occur due to any increase in airline tariffs, fuel costs, game reserve fees, or fluctuation of exchange rates. The company reserves the right to modify the fare and add a surcharge. Should any clients refuse to accept and pay such surcharge, the company reserves the right to cancel the tour and retain full payment.
11) Client Responsibility
The client acknowledges that it is solely his/her responsibility to ensure that he/she is in possession of the necessary travel documents that may be required in respect of the proposed tour and itinerary as well as all health and other certificates that may be required.
12) Special Requests
Clients who have special requests must specify such requests to the company in the booking reservation form. Whilst the company will always endeavor to accommodate such requests, it does not guarantee that it will always be possible.
1) Einführung
Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln den Vertrag zwischen den Personen, die die Reisedienstleistungen erwerben (im Folgenden “der Kunde” oder “die Kunden”), und Bird’s Nest Safaris Ltd (im Folgenden “das Unternehmen”) unter Ausschluss aller anderen Bedingungen, es sei denn, diese sind gesetzlich vorgeschrieben. Änderungen dieser Geschäftsbedingungen sind nur dann gültig, wenn sie schriftlich erfolgen und von dem Kunden sowie dem Geschäftsführer des Unternehmens unterzeichnet sind.
2) Annahme der Buchung
Die Person (“Gruppenleiter”), die die Buchung akzeptiert, tut dies im Namen der unter ihrer Autorität stehenden Personen, was bedeutet, dass alle Gruppenmitglieder gleichermaßen an diese Geschäftsbedingungen gebunden sind.
3) Gegenstand dieser Bedingungen
Alle Angebote, Schätzungen oder Kostenvoranschläge, die vom Unternehmen bereitgestellt werden, oder Buchungen, die mit dem Unternehmen vorgenommen werden, unterliegen diesen Bedingungen.
4) Anzahlung
Um eine Buchung zu sichern, ist eine nicht erstattbare Anzahlung erforderlich, die 20 % der Kosten für die Bodenarrangements sowie den vollen Betrag für die Gorilla-Genehmigungen (600 US$ pro Genehmigung), die Schimpansen-Genehmigungen (150 US$) und alle Flugtickets (falls erforderlich) für jede Person in der Gruppe umfasst.
5) Vollständige Zahlung
Der volle Betrag, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, ist spätestens sechs Wochen vor dem Abreisedatum fällig. Wenn der vollständige Betrag nicht rechtzeitig bezahlt wird, behält sich das Unternehmen das Recht vor, die Buchung als storniert zu betrachten. Das Unternehmen übernimmt keine Verantwortung für Preisänderungen oder Überbuchungen in der Zeit zwischen der Buchung und dem Erhalt der Anzahlung. Buchungen, die innerhalb von sechs Wochen vor dem Abreisedatum vorgenommen werden, müssen sofort vollständig bezahlt werden. Zahlungen können per Banküberweisung auf das Bankkonto des Unternehmens in Uganda erfolgen. Die Überweisungskosten trägt der Kunde. Zahlungen mit Kredit- oder Debitkarte sind ebenfalls möglich.
6) Stornierung durch Bird’s Nest Safaris Ltd
Das Unternehmen behält sich das Recht vor, die Veranstaltung oder einen Teil davon aus einem der folgenden Gründe zu stornieren: – Wenn das Unternehmen oder seine Lieferanten ungünstige Wetterbedingungen oder andere Sicherheitsbedenken als unzumutbar erachten und diese nicht vernünftigerweise überwunden werden können. – Wenn das Unternehmen berechtigterweise glaubt, dass der Kunde dem Ruf des Unternehmens, dem Ruf seiner Lieferanten oder dem Eigentum seiner Lieferanten Schaden zufügen könnte. – Wenn ein Lieferant des Unternehmens oder Lieferanten aus irgendeinem Grund nicht in der Lage sind, die Veranstaltung auszurichten. – Wenn die von Ihnen gewünschten Änderungen an der Buchung dazu führen, dass die Durchführung der Veranstaltung unwirtschaftlich oder unpraktisch ist. Sollte das Unternehmen eine Veranstaltung absagen, wird diese auf einen für beide Seiten passenden Termin verschoben oder dem Kunden eine Rückerstattung gewährt. Abgesehen davon übernimmt das Unternehmen keine weitere Haftung gegenüber dem Kunden für die Absage der Veranstaltung oder eines Teils davon. Sollte eine Veranstaltung aus Gründen, die außerhalb unserer Kontrolle liegen, nicht stattfinden können (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Schließung von Veranstaltungsorten, die Einstellung des Handels oder einen Wechsel im Management des Lieferanten), wird das Unternehmen dem Kunden eine alternative Veranstaltung anbieten. Sollte dies nicht möglich sein, wird dem Kunden der Veranstaltungspreis erstattet.
7 a) Stornierung durch den Kunden
Die Stornierung einer Buchung durch den Kunden muss schriftlich erfolgen und vom Gruppenleiter unterzeichnet werden. Die Höhe der Stornierungsgebühr wird nach dem Datum berechnet, an dem das Unternehmen die schriftliche Stornierungsmitteilung erhält:
– Zwischen 6 Wochen und 28 Tagen vor dem Abreisedatum beträgt die Stornierungsgebühr 30 % der Kosten für die Bodenarrangements sowie die vollen Kosten für die Gorilla-Genehmigungen, Schimpansen-Genehmigungen und Fluganteile.
– 27 bis 14 Tage vor dem Abreisedatum beträgt die Stornierungsgebühr 75 % der Gesamtkosten der Buchung sowie die vollen Kosten für die Gorilla-Genehmigungen, Schimpansen-Genehmigungen und Fluganteile.
– 13 bis 7 Tage vor dem Abreisedatum beträgt die Stornierungsgebühr 90 % der Gesamtkosten der Buchung sowie die Kosten für die Gorilla-Genehmigungen, Schimpansen-Genehmigungen und Fluganteile.
– Innerhalb einer Woche vor dem Abreisedatum beträgt die Stornierungsgebühr 100 %.
– Eine Stornierung vor der Leistung der Anzahlung zieht keine Gebühren nach sich. Stornierungs-, Kranken- und Rückführungskostenversicherungen sind für alle Bird’s Nest Safaris Ltd-Veranstaltungen obligatorisch, und es liegt in der Verantwortung des Kunden, eine solche Versicherung über den Makler des Kunden abzuschließen. Es wird dringend empfohlen, dass Kunden auch eine Versicherung abschließen, die Notfallreisen und -unterkünfte, verlorenes Gepäck und jeglichen weiteren vom Kunden als notwendig erachteten Versicherungsschutz abdeckt. Abgesehen von der obligatorischen Versicherung liegt die Entscheidung, welche Versicherung er/sie abschließt, ausschließlich in der Verantwortung des Kunden.
7 b) Stornierung von Kunden, die sich einer Gruppe anschließen
Wenn ein oder mehrere Kunden einer größeren privaten Gruppe eine Reise stornieren, werden ihnen ihre Anteile an den gemeinsamen Kosten für diese Gruppenreise in Rechnung gestellt, damit der Rest der Gruppe keine Preiserhöhung erfährt. Dieser Betrag kommt zu den allgemeinen Stornierungsgebühren (wie in Abschnitt 7a aufgeführt) hinzu.
8) Änderungen durch den Kunden
Das Unternehmen wird versuchen, alle angemessenen Änderungen, die der Kunde an der Veranstaltung vornehmen möchte, zu berücksichtigen. Änderungs- und Ergänzungsanfragen sollten beim Unternehmen und nicht bei den Endlieferanten gestellt werden. Solche Anfragen müssen schriftlich vom Gruppenleiter an das Unternehmen gerichtet werden. Diese Änderungen gelten erst dann als angenommen, wenn sie vom Unternehmen schriftlich bestätigt werden. Wenn der Kunde die Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen, erhöhen oder verringern möchte, kann dies bis zu sechs Wochen vor dem Starttermin der Veranstaltung ohne zusätzliche Kosten erfolgen. Alle Änderungen nach diesem Datum ziehen eine Verwaltungsgebühr von 50,00 US$ pro Person nach sich. Das Unternehmen kann nicht garantieren, dass die Preisänderung anteilig erfolgt, sondern wird sich nach den Vereinbarungen richten, die das Unternehmen mit seinen Lieferanten treffen kann. Vorbehaltlich der schriftlichen Zustimmung des Unternehmens kann der Kunde eine Buchung auf eine Person übertragen, die alle für die Veranstaltung geltenden Bedingungen erfüllt.
9) Änderungen durch Bird’s Nest Safaris Ltd
Wenn die angeforderte Unterkunft vollständig ausgebucht oder anderweitig nicht verfügbar ist, behält sich das Unternehmen das Recht vor, die Unterkunft durch eine Unterkunft gleichen Standards im selben Gebiet zu ersetzen. Diese Änderung muss dem Kunden mitgeteilt werden.
10) Preiserhöhungen
Preiserhöhungen können durch eine Erhöhung der Flugtarife, der Treibstoffkosten, der Gebühren für Wildreservate oder durch Schwankungen der Wechselkurse auftreten. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, den Preis zu ändern und einen Zuschlag zu erheben. Sollte ein Kunde sich weigern, diesen Zuschlag zu akzeptieren und zu bezahlen, behält sich das Unternehmen das Recht vor, die Tour zu stornieren und die vollständige Zahlung einzubehalten.
11) Verantwortung des Kunden
Der Kunde erkennt an, dass es allein seine/ihre Verantwortung ist, sicherzustellen, dass er/sie im Besitz der erforderlichen Reisedokumente ist, die in Bezug auf die geplante Reise und das Reiseprogramm erforderlich sein könnten, sowie aller möglicherweise erforderlichen Gesundheits- und sonstigen Bescheinigungen.
12) Sonderwünsche
Kunden, die besondere Wünsche haben, müssen diese in der Buchungsanfrage an das Unternehmen angeben. Das Unternehmen wird sich bemühen, solche Wünsche zu erfüllen, garantiert jedoch nicht, dass dies immer möglich sein wird.
